Si ya conoces la utilidad y las funcionalidades de un Sistema POS electrónico obligatorio, pero no tienes claro qué implica que su tecnología permita la emisión y gestión de facturas electrónicas, este artículo está dedicado a explicarte en qué consiste y por qué es importante implementarlo en la operación de tu negocio.
También detallaremos las ventajas que ofrece, en comparación con los sistemas POS tradicionales (sin facturación electrónica), así como su importancia para poder cumplir con la Resolución 0165 en Colombia. Por otro lado, haremos un repaso de cómo esta tecnología puede mejorar los procesos de compra en los negocios.
Primero explicaremos dos conceptos básicos:
¿Qué es un sistema POS?
Un sistema POS, o Punto de Venta, es una combinación de hardware y software que permite a los negocios realizar transacciones de venta, de manera eficiente.
Estos sistemas pueden incluir terminales de caja registradora, escáneres de códigos de barras, impresoras de recibos y software especializado que gestiona las ventas, los pagos y otros aspectos operativos del negocio.
Una forma simple de decirlo es que un POS facilita la gestión de las transacciones diarias, el seguimiento del inventario y la generación de informes de ventas.
¿Qué es la facturación electrónica?
La facturación electrónica es un proceso que permite emitir y recibir facturas, en formato digital, con la misma validez que los comprobantes fiscales impresos.
En Colombia, este proceso se rige por la Resolución 0165, que establece que, desde febrero de 2024, en lugar del tiquete POS, es ahora el POS electrónico el único que puede respaldar costos, gastos e impuestos descontables, en caso de que se emita identificando al adquirente.
Además, existe la obligatoriedad de la facturación electrónica, de forma gradual, para la mayoría de los negocios, con el objetivo de mejorar la transparencia, reducir la evasión fiscal y modernizar el sistema tributario en el país.
Sistema POS con facturación electrónica
Ante dicho contexto, las soluciones POS + Facturación, como el sistema POS electrónico de Siigo, cuentan con funcionalidades para la generación, transmisión, recepción y almacenamiento de facturas electrónicas a través de sistemas informáticos aprobados por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).
Esto quiere decir que un sistema POS con facturación electrónica combina las capacidades de un sistema de punto de venta tradicional con las funciones necesarias para cumplir con las normativas de facturación electrónica. Esto permite a los negocios registrar ventas y gestionar inventarios, así como emitir facturas electrónicas con los requisitos legales.
Funcionalidades de un sistema POS + facturación electrónica
Para entenderlo mejor, vamos a detallar cada una de sus funcionalidades:
- Registro de ventas: Al igual que un POS tradicional, este sistema permite registrar todas las transacciones de venta, ya sea en efectivo, tarjeta de crédito, débito u otros métodos de pago.
- Gestión de inventarios: Mantiene un control preciso del inventario, al actualizarlo en tiempo real, conforme se realizan ventas o se reciben productos nuevos.
- Emisión de facturas electrónicas: Genera y emite facturas electrónicas que cumplen con los estándares establecidos por la DIAN, incluida la transmisión de estas facturas a la autoridad fiscal, de manera automática.
- Gestión de clientes: Almacena información detallada sobre los clientes, permitiendo personalizar la experiencia de compra y ofrecer promociones y descuentos.
- Informes y análisis: Proporciona reportes detallados sobre ventas, inventarios, rendimiento de productos y sucursales, ayudando a los dueños de negocios a tomar decisiones informadas.
- Integración con otros sistemas: Puede integrarse con otros sistemas de gestión empresarial, como software de contabilidad, administrativo, entre otros, para mejorar la eficiencia operativa.
Diferencias con un sistema POS sin facturación electrónica
Por el contrario, un sistema POS sin facturación electrónica tiene las funciones básicas de un punto de venta, pero carece de la capacidad para emitir facturas electrónicas que cumplan con la normativa fiscal, lo que puede ser una limitación significativa cuando es necesario emitir estos documentos.
¿Por qué es importante cumplir con la facturación electrónica?
Uno de los objetivos de la facturación electrónica es garantizar la transparencia y mejorar la eficiencia del sistema tributario. Por ello, está en marcha el proceso de implementación en todos los negocios y contribuyentes de Colombia. Además, la facturación electrónica ofrece varios beneficios, como la reducción de errores, un proceso de auditoría más sencillo y la posibilidad de acceder a incentivos fiscales.
Ventajas de utilizar un sistema POS + facturación electrónica
Más allá del cumplimiento legal, vamos a detallar otras ventajas que tiene usar este tipo de tecnología:
- Mejora la experiencia de compra del cliente: agiliza el proceso de pago, reduce los tiempos de espera y minimiza los errores en las transacciones. Esto da como resultado una experiencia de compra más fluida y satisfactoria, lo que puede traducirse en una mayor lealtad y repetición de compra.
- Optimiza la gestión del inventario: permite mantener un control riguroso sobre los niveles de stock, lo que facilita la reposición oportuna de productos, evitando tanto el exceso como la falta de inventario. Además, permite identificar productos de alta rotación y aquellos que no se venden bien.
- Genera informes detallados: sobre las ventas, el rendimiento de los productos y el desempeño de las sucursales, entre otros, que son importantes para tomar decisiones estratégicas. Con ellos es posible identificar tendencias y ajustar sus estrategias de ventas en consecuencia.
- Asegura el cumplimiento normativo: para que todas las transacciones cumplan con los requisitos legales establecidos por la DIAN, con el fin de evitar posibles sanciones, simplificar los procesos de auditoría y reducir la carga administrativa asociada con la gestión de facturas en papel.
- Facilita la optimización de tareas: al integrarse con otros sistemas de gestión empresarial, lo que permite una gestión más eficiente y coherente de todas las operaciones del negocio. Por ejemplo, la integración con software de contabilidad facilita la conciliación de cuentas.
- Reduce costos operativos: al eliminar la necesidad de imprimir y almacenar facturas en papel. Además, la automatización de procesos reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para gestionar las transacciones y el inventario.
Un sistema POS con facturación electrónica es una herramienta esencial para los negocios, en Colombia, que buscan cumplir con las normativas fiscales, en materia de facturación, pero también optimizar sus procesos de venta y mejorar la experiencia de compra de sus clientes. Esto, debido a que la combinación de un punto de venta eficiente con la capacidad de emitir facturas electrónicas también ofrece múltiples ventajas operativas y estratégicas.
